Подшивка документов в архив: основные этапы и правила

Подшивка архивных документов всегда проводится с соблюдением определенного регламента, который мы коротко рассмотрим в данной статье.

После полного оформления документов, подлежащих к сдаче в архив, выполняется подшивка подготовленных бумаг. Данная процедура подразумевает предварительное удаление всех металлических элементов и выемку документов из скоросшивателя.  Затем бумаги сортируются, укомплектовываются в нужном порядке и к ним добавляется чистый лист с сопроводительной надписью.  Также в начало стопки могут добавляться листы или готовые бланки для оформления описи документов.

Основные требования к подшивке документов

Проводя подготовку документов к передаче в архив и выполняя их подшивку, следует помнить о правилах, установленных законодательно. В числе данных требований:

 - Ограничения по количеству листов, подшиваемых в одну папку.  Законом установлено определенное число листов для одной папки: общее количество подшиваемых страниц не может превышать значения в 250 штук.  Если бумаг накопилось больше, значит нужно провести их сортировку и разделить на отдельные тома;

 - Особая технология подшивки для бумаг разного формата.  Если в папке с документами присутствуют страницы разного размера, прошивка документов осуществляется с применением 4-х точек прокола. Такая технология обеспечивает максимально надежное скрепление разноформатных документов;

 - Для подшивки документов в архив, подлежащих длительному сроку хранения допустимо проведение прошивки листов с обложкой насквозь;

 - Для документации, имеющей стандартные сроки хранения прошивка проводится по следующей схеме: прошивку выполняют с листа, который идет следом за переплетом. 

Выполняя прошивку, следует контролировать прохождение ниток. Они не должны проходить через текст, он должен остаться хорошо читаемым и понятным после выполнения прошивочных работ.  Подшивка бухгалтерских документов, которые не передаются в архив, а хранятся на предприятии может осуществляться с помощью брошюратора. 

Со всеми правилами выполнения подшивки документов прекрасно знакомы сотрудники нашей компании «Архив услуги». Обращайтесь, мы выполним все необходимые работы быстро, качественно, точно в оговоренные сроки. 

Компания "Архив услуги" предлагает полный набор услуг по архивной обработке, переплёту и уничтожению документов, а также некоторые сопутствующие услуги. Наша деятельность строится на строгом соблюдении нормативных актов, действующих в архивном законодательстве. Штат квалифицированных и опытных специалистов в сочетании с техническими возможностями позволяет нам решать задачи любой сложности и объёма.

P-Reliz.ru - аггрегатор пресс-релизов

Другие пресс-релизы ООО "Архив услуг"


Списание документов с истекшим сроком хранения: основные правила

Списание документов с истекшим сроком хранения — процедура, которая проводится с соблюдением определенного ряда правил. Эти правила подробно рассмотрим ниже.