Подшивка документов в архив: основные этапы и правила
Подшивка архивных документов всегда проводится с соблюдением определенного регламента, который мы коротко рассмотрим в данной статье.
После полного оформления документов, подлежащих к сдаче в архив, выполняется подшивка подготовленных бумаг. Данная процедура подразумевает предварительное удаление всех металлических элементов и выемку документов из скоросшивателя. Затем бумаги сортируются, укомплектовываются в нужном порядке и к ним добавляется чистый лист с сопроводительной надписью. Также в начало стопки могут добавляться листы или готовые бланки для оформления описи документов.
Основные требования к подшивке документов
Проводя подготовку документов к передаче в архив и выполняя их подшивку, следует помнить о правилах, установленных законодательно. В числе данных требований:
- Ограничения по количеству листов, подшиваемых в одну папку. Законом установлено определенное число листов для одной папки: общее количество подшиваемых страниц не может превышать значения в 250 штук. Если бумаг накопилось больше, значит нужно провести их сортировку и разделить на отдельные тома;
- Особая технология подшивки для бумаг разного формата. Если в папке с документами присутствуют страницы разного размера, прошивка документов осуществляется с применением 4-х точек прокола. Такая технология обеспечивает максимально надежное скрепление разноформатных документов;
- Для подшивки документов в архив, подлежащих длительному сроку хранения допустимо проведение прошивки листов с обложкой насквозь;
- Для документации, имеющей стандартные сроки хранения прошивка проводится по следующей схеме: прошивку выполняют с листа, который идет следом за переплетом.
Выполняя прошивку, следует контролировать прохождение ниток. Они не должны проходить через текст, он должен остаться хорошо читаемым и понятным после выполнения прошивочных работ. Подшивка бухгалтерских документов, которые не передаются в архив, а хранятся на предприятии может осуществляться с помощью брошюратора.
Со всеми правилами выполнения подшивки документов прекрасно знакомы сотрудники нашей компании «Архив услуги». Обращайтесь, мы выполним все необходимые работы быстро, качественно, точно в оговоренные сроки.
