Компания Bonduelle сокращает бумажный документооборот с помощью Directum RX

Мировой лидер в сфере переработки овощей Bonduelle выбрал Directum RX для перехода на электронный документооборот. Система помогает компании придерживаться принципов «зеленой» философии: сокращать расходы на бумагу и пересылку документов, создавать условия для удаленной работы, уменьшать количество рутинных задач.

Bonduelle стремится снижать потребление природных ресурсов во всех аспектах своей работы. Важным шагом для заботы об окружающей среде стало сокращение бумажного документооборота и внедрение системы ЭДО.

Последние несколько лет компания активно развивалась. С приобретением нового завода увеличилось количество сотрудников. Выросла операционная нагрузка на бизнес, а вместе с ней – объем документов. Громоздкий документооборот тормозил работу департаментов. Появилась необходимость во внедрении специальной программы для хранения, согласования, подписания электронных документов как внутри компании, так и с внешними контрагентами.

Системой для управления большим потоком документов была выбрана платформа Directum RX, а интегратором стал компания TANAiS. За 6 месяцев удалось провести анализ и сформировать полное техническое задание, внедрить и настроить систему Directum RX, а также организовать обучение сотрудников для эффективной работы в системе.

Задачи проекта:

• сократить бумажный документооборот;
• уменьшить время согласования и передачи документов внутри компании и с внешними контрагентами;
• упорядочить движение внутренней документации.

Проект стартовал в конце 2020 года. Уже через полгода удалось цифровизировать несколько больших блоков:

• весь жизненный цикл управления договорами – от создания до подписания;
• внутренний и межкорпоративный документооборот;
• финансовый архив;
• автоматическую проверку контрагентов.

Работа из любой точки мира

Система Directum RX развернута в облаке, поэтому с документами и задачами можно работать не только в офисе, но и удаленно. Для доступа к системе 24/7 у сотрудников также есть мобильное приложение Directum Jazz. 

Тема удаленной работы стала актуальна в последнее время — когда компания развивалась в разных регионах, появилась необходимость передавать документы между бизнес-юнитами без пересылки по почте. Кроме того, в период пандемии многие сотрудники работали удаленно: облачная система позволяет им подключаться отовсюду, где есть интернет.

Формирование управленческих отчетов

До внедрения системы документооборота в компании не велся учет документов. Например, не было возможности быстро узнать, сколько договоров заключает компания в год или сколько документов проходит по одному контрагенту.

Сейчас можно легко получить не только сведения о количестве документов, но и такие показатели, как нагрузка на отдельного сотрудника, что помогает менеджерам управлять потоком документов и загрузкой персонала.

Создание финансового архива

Все бухгалтерские документы хранятся в скан-образах или в электронном виде. Сотрудники бухгалтерии могут создавать архивы по тематикам, каталогам, папкам, а также отправлять документы с обеспечением юридической значимости по запросам госорганов или контрагентов.

Межкорпоративный документооборот

Реализован обмен электронными документами с внешними контрагентами через API с EDI-системой Контур.Диадок. Специальная бесшовная интеграция позволяет выгружать документы в обе стороны: из Directum RX в Диадок и обратно. Теперь пользователям не приходится совершать двойные действия в системах.

Благодаря внедрению Directum RX в компании Bonduelle:

• оптимизировано взаимодействие с контрагентами;
• снизились затраты на бумагу и пересылку документов;
• уменьшилось количество рутинной работы, сотрудники могут выделить больше времени на производственные задачи и развитие;
• появилась возможность полноценной удаленной работы с помощью веб-доступа к системе и мобильного приложения.

70% опрошенных сотрудников удовлетворены системой. Пользователи отмечают возможность быстро находить нужные документы: например, можно найти не только сам договор, но и связанные с ним документы.

Мария Шкаева, директор по правовым вопросам Bonduelle, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов: «Мы гордимся своим опытом внедрения системы Directum RX. Всего за 6 месяцев нам удалось сформировать полное ТЗ, провести адаптацию системы и внедрение. Получилось реализовать все согласно плану, без задержек и проблем. Довольно быстро смогли обучить более 100 сотрудников, которые задействованы в процессах внутреннего и внешнего документооборота. Сейчас в системе Directum RX работает каждый 3-й сотрудник. Надеемся, что с помощью Directum RX и TANAiS мы продолжим развитие нашего цифрового офиса».

Bonduelle – мировой лидер в сфере переработки овощей. Агропромышленный комплекс включает в себя три завода, склады и сельскохозяйственные угодья площадью 10 000 га. В общей сложности компания выпускает более 85 000 тонн консервированных продуктов в год.

Исполнитель – компания TANAiS, сертифицированный партнер компании Directum. Более 20 лет компания TANAiS является интегратором передовых российских информационных технологий, интернет-решений, экспертом в сфере автоматизации и консалтинга ИТ-решений, внедрения и сопровождения. Специализируется на автоматизации бизнеса, системной интеграции и интернет-решениях.