©
P-Reliz.ru - агрегатор пресс-релизов

Около 2500 сотрудников группы компаний ITMS перешли на кадровый ЭДО на базе системы HRlink

БФТ-Холдинг, российский разработчик программных продуктов и заказных решений для государственного сектора и бизнеса, и компания HRlink завершили проект внедрения платформы кадрового электронного документооборота в группе компаний ITMS. Один из лидеров отрасли табачных и никотинсодержащих продуктов перевел на цифровые документы 97% своих сотрудников. Это позволило существенно снизить нагрузку на отдел кадров, ускорить подписание документов и обеспечить значительную экономию средств на канцелярии и логистике.

Группа компаний ITMS — один из крупнейших производителей табачной и никотиносодержащей продукции в России. В головном офисе в Москве, на фабрике в Санкт-Петербурге и 76 офисах по всей России работает около 2500 человек. Специалисты отдела кадров оформляли в среднем 30 документов на каждого сотрудника ежегодно — кадровый документооборот составлял около 75 тыс. документов в год. Каждый из них необходимо создать, распечатать, подписать, а в случае с региональными офисами — отправить курьерской службой и получить обратно. Такое делопроизводство — трудоемкий и дорогой процесс.

Принятый в конце 2021 года Федеральный закон № 377-ФЗ разрешает компаниям вести кадровый документооборот в электронном виде. Проект по цифровизации кадрового делопроизводства в группе компаний ITMS выполнили БФТ-Холдинг совместно с партнёром, компанией HRlink, разработчиком одноимённой платформы, которая признана лидером рынка кадрового ЭДО по версии РБК.

Согласно техническому заданию, облачная платформа кадрового ЭДО должна отвечать всем внутренним требованиям безопасности, обладать удобным и интуитивно понятным интерфейсом для обработки и хранения кадровых юридически значимых документов, обеспечивать к ним быстрый доступ и возможность подписания в любое время с любых устройств. Особую важность имеет использование уже выпущенных квалифицированных электронных подписей, а не выпуск дополнительных сертификатов под HRlink. Решение также должно обладать встроенной интеграцией с аккредитованным удостоверяющим центром и программой «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С ЗУП) для загрузки и обновления данных о сотрудниках. Платформа HRlink, рекомендованная БФТ-Холдингом, удовлетворяет всем обозначенным требованиям. 

На подготовительном этапе проекта специалисты БФТ-Холдинга и HRlink при тесном взаимодействии с командой группы компаний ITMS провели анализ состава кадровых документов, обновили около ста печатных форм, определили архитектуру решения, соответствующую требованиям информационной безопасности, а также разработали методологию с учетом требований локальных нормативных актов. Далее объединенная команда обеспечила подключение к учетной системе 1С и провела тестовый запуск. На этом этапе сотрудников ITMS начали знакомить с системой в рамках обучающих вебинаров. Исходя из специфики бизнеса компании HR-персонал ITMS разделился на три группы, в зависимости от зоны ответственности: торговый маркетинг (полевая работа), центральные функции (офис) и фабрика (производство). Для каждой группы был разработан уникальный план коммуникации и обучения.

На втором этапе развертывания решения прошло внедрение машиночитаемых доверенностей (МЧД) и технологии единого входа (Single sign-on, SSO) для аутентификации пользователей. 

В рамках третьего этапа внедрения был завершен полный перевод кадровых документов в электронный формат, и началась опытная эксплуатация платформы HRlink, где специалисты БФТ-Холдинга и HRlink продолжили консультировать HR-персонал ITMS.  

Система кадрового ЭДО HRlink подтвердила свою эффективность. За полгода эксплуатации решения было подписано более 9 тыс. кадровых документов. Процесс подписания теперь занимает менее минуты — ранее с учетом удаленных офисов на это уходило до 2 недель. Важный показатель эффективности проекта — высвобождение одного FTE (эквивалента занятости), компании не придется расширять отдел кадров, также значительная экономия на логистике и канцелярии. Кроме этого, автоматизация кадрового делопроизводства позволила сократить рутинные операции и снизить риски потери документов. 

Интеграция с Единой цифровой платформой «Работа в России» позволяет сотрудникам подписывать документы простой подписью в личном кабинете HRlink при наличии подтвержденной учетной записи Госуслуг.

«Переход на кадровый ЭДО обеспечил не только экономию расходов на делопроизводство и снижение нагрузки на кадровых специалистов, но также значительное сокращение сроков обработки документации в масштабах всей структуры группы компаний ITMS, распределенной по всей России. Новое решение оценили и сотрудники компании, которые теперь подписывают документы онлайн за одну минуту. Проведенное БФТ-Холдингом и HRlink обучение помогло им перейти на новый цифровой процесс практически бесшовно», — сказала Анна Баранкевичмладший менеджер по трудовым отношениям группы компаний ITMS.

 «БФТ-Холдинг успешно работает с HRlink на протяжении нескольких лет. За это время мы существенно расширили портфель реализованных проектов. Рада, что группа компаний ITMS выбрала для себя систему HRlink. Отзывы коллег подтверждают функциональность и эффективность данного решения. Кроме того, наш партнер постоянно развивает платформу, добавляя в неё новые возможности, в том числе на основе обратной связи от заказчиков. Например, осенью провайдер внедрил возможность массового ознакомления сотрудников с локально-нормативными актами, а недавно была подключена функция автоматического уведомления сотрудников о неподписанных документах», — отметила Юлия Захаренкодиректор Дирекции маркетинга и партнерских отношений БФТ-Холдинга.

 

Справка:
БФТ-Холдинг 
– аккредитованная Минцифры России системообразующая компания непрерывного цикла, разработчик программных продуктов и заказных решений для государственного и корпоративного сектора. Решения компании внедрены в 83 субъектах РФ, в портфеле более 15 крупных федеральных проектов, среди которых создание Единой цифровой платформы в социальной сфере (Социальное казначейство) и обеспечение эксплуатации текущих информационных систем СФР, развитие Единой цифровой платформы «Работа России» и запуск «Службы занятости населения 2.0» Роструда, разработка Единой цифровой платформы Национальной системы пространственных данных Росреестра, проект по развитию Национальной системы управления данными (Единая информационная платформа и Витрины данных) Минцифры России.

P-Reliz.ru - аггрегатор пресс-релизов

Другие пресс-релизы ООО "Информационно-аналитический центр"


SIMETRA разработала транспортную модель для проекта строительства КАД-2 в Петербурге

Центр компетенций в области моделирования транспортных потоков и транспортного планирования, группа компаний SIMETRA подготовила пакет аналитических материалов для проекта строительства второй кольцевой автомобильной дороги в Санкт-Петербурге (КАД-2). КАД-2 – трасса для дальнего обхода Санкт-Петербурга по территории Ленинградской области.


«Биржа грузоперевозок ATI.SU» запустила сервис «Гарантия оплаты перевозки ATI.SU»

Новый сервис позволит перевозчикам гарантированно получать плату за рейс, даже если заказчики не заплатят в срок. Перед оформлением гарантии ATI.SU в автоматизированном режиме проверяет надежность грузовладельцев, а в случае неоплаты берет на себя дальнейшие разбирательства с ними и компенсирует исполнителю сумму, указанную в документах на перевозку.


Navicon получил статус золотого партнера Optimacros

Системный интегратор и разработчик Navicon получил статус золотого партнера отечественного производителя EPM-платформы Optimacros. Новый статус подтверждает высокую экспертность команды Navicon в области внедрения автоматизированных решений для интегрированного планирования, бюджетирования и бизнес-аналитики у заказчиков в сегменте enterprise.


MONT поддержит российского гонщика Бориса Шульмейстера в новом сезоне Российской серии кольцевых гонок

Группа компаний MONT выступит одним из спонсоров российского автогонщика Бориса Шульмейстера в рамках сезона-2024 Российской серии кольцевых гонок. При поддержке MONT спортсмен проведет шесть гоночных уикендов в разных городах России – в общей сложности 12 гонок.


Виталий Германов возглавил Департамент разработки и инфраструктурных проектов ЦЦТ «Борлас Эдит»

Виталий Германов назначен руководителем Департамента разработки и инфраструктурных проектов Центра цифровой трансформации «Борлас Эдит». ЦЦТ «Борлас Эдит» был образован в результате слияния практик «1С» группы «Борлас» и компании «Эдит Про».


В Петербурге запущен сервис о благоустройстве «Развитие территорий»

В Санкт-Петербурге расширился набор цифровых сервисов для жителей города. В экосистеме «Цифровой Петербург» запущен новый сервис «Развитие территорий».


«Системный софт» объявляет о получении серебряного статуса партнера SimpleOne

Компания «Системный софт» объявляет о получении серебряного партнерского статуса компании SimpleOne. Он подтверждает высокую квалификацию команды «Системного софта» в продуктах SimpleOne и их внедрении.