ООО «МедГуру» внедрило систему электронного документооборота «Этлас»

ООО «МедГуру», занимающееся разработкой решений в области медицинского программного обеспечения, завершило внедрение системы электронного документооборота (СЭД) «Этлас» версии 7.0. Проект реализован специалистами компании «Этлас-Софт» удалённо, включая обследование, настройку, адаптацию и внедрение бизнес-процессов.

Цели и задачи проекта

Для оптимизации документооборота и повышения эффективности внутренних процессов «МедГуру» искало решение, которое соответствовало бы ряду требований:

• автоматизация документооборота;
• гибкая настройка маршрутов согласования документов;
• удобное управление правами доступа;
• интеграция с существующими процессами компании;
• высокая степень конфиденциальности и защиты данных.

СЭД «Этлас» была выбрана как решение, полностью отвечающее всем требованиям.

Основные этапы проекта

Обследование

На этапе обследования специалисты «Этлас-Софт» провели согласование настроек и получили от заказчика все необходимые данные, включая описания бизнес-процессов, перечни типов документов, справочники, а также список пользователей и групп.

Настройка системы

Были выполнены следующие задачи:

• заведены пользователи системы и сформированы группы;
• разработана структура хранения документов в электронном архиве;
• настроены права доступа для пользователей и групп;
• созданы справочники системы;
• настроены карточки для трёх типов документов с атрибутами;
• реализованы три отчёта для анализа данных.

Внедрение бизнес-процессов

Для автоматизации ключевых операций компании были разработаны и внедрены три бизнес-процесса:

1. Согласование договоров на основе коммерческих предложений.Процесс включает согласование рисков бухгалтерией и юридическим отделом, создание договора по шаблону, полный цикл согласования и подписание генеральным директором.
2. Согласование договоров поставки и новых спецификаций.Упрощает работу с изменениями в уже согласованных договорах.
3. Согласование омниканальных проектов.Поддерживает гибкость в управлении специфическими проектами.

Также настроена автоматическая нумерация, именование и размещение различных видов документов, что упростило рутинные операции регистрации документов.

Результаты внедрения

Внедрение СЭД «Этлас» версии 7.0 позволило ООО «МедГуру»:

• автоматизировать документооборот, снизив затраты времени на обработку документов;
• оптимизировать процессы согласования, повысив прозрачность операций;
• обеспечить безопасность хранения данных и разграничение доступа;
• адаптировать систему под уникальные потребности компании.

Дополнительный модуль «Редактор маршрутов» предоставил возможность гибкой настройки бизнес-процессов, что особенно важно для динамично развивающейся компании.

Преимущества работы с «Этлас-Софт»

Компания «Этлас-Софт» не только предоставила программное обеспечение, но и оказала полное сопровождение на всех этапах внедрения. Удалённый формат взаимодействия позволил сократить расходы и сроки реализации проекта, обеспечив при этом высокое качество и точное соответствие запросам заказчика.

ООО «МедГуру» выражает благодарность специалистам «Этлас-Софт» за профессионализм и готовность решать задачи любой сложности. Внедрение системы стало важным шагом в повышении эффективности работы компании.