Shark Intermodal Systems ускорила документооборот с Беларусью в 40 раз с помощью Saby Docs
Логистическая компания Shark Intermodal Systems внедрила трансграничный электронный документооборот (ТЭДО) на базе платформы Saby Docs. Переход на цифровой обмен позволил в 40 раз сократить сроки подписания документов с белорусскими партнерами и отказаться от бумажных оригиналов при международных перевозках.
Shark Intermodal Systems организует перевозки контейнерных, навалочных, наливных и негабаритных грузов по направлениям Азии, Европы и Ближнего Востока. Компания работает со всеми видами транспорта и сотрудничает с зарубежными контрагентами, в том числе из Республики Беларусь.
До внедрения ТЭДО обмен документами с белорусскими партнерами велся исключительно в бумажном виде. Доставка одного комплекта могла занимать от одного до двух месяцев, что создавало риски для международной логистики и усложняло планирование операций.
Для перехода на цифровой формат компания внедрила ТЭДО на базе Saby Docs. Обмен поддерживается аккредитованными операторами двух стран: в России — компанией «Тензор», разработчиком Saby, в Беларуси — сервисом ЭДиН («Электронные документы и накладные»).
Настройка и тестирование начались с одного из белорусских партнеров. На стороне контрагента формируется товарная накладная, которая передается в сервис ЭДиН, а затем поступает в Saby Docs. Сотрудники Shark Intermodal Systems проверяют квитанцию ДТС, подтверждающую легитимность подписи, и подписывают документ со своей стороны.
Каждая из сторон использует электронную подпись своего государства. Проверку корректности ЭЦП осуществляет организация со статусом ДТС, подтверждающая юридическую значимость документа для обеих стран. В рамках ТЭДО стороны обмениваются не только накладными и УПД, но и договорами и письмами.
После внедрения ТЭДО подписание одной накладной сократилось с месяца до одного часа. Расходы на доставку бумажных документов, ранее превышавшие 2 тыс. рублей за комплект, были практически полностью устранены. По оценке компании, трудозатраты на оформление документов снизились в два раза.
"Благодаря ТЭДО на базе Saby Docs мы сократили трудозатраты вдвое и значительно ускорили обработку документов — сотрудники больше не работают с бумажными экземплярами, все хранится в цифровом виде и находится за секунды.
При этом Saby дает нам возможности, которые выходят за рамки самого обмена: мы можем проверять контрагентов, настраивать маршруты согласования и направлять документы сразу нужным сотрудникам. Это помогает нам поддерживать качественный контроль процессов и планировать расширение ТЭДО c зарубежными партнерами", — рассказала Екатерина Лапшина, главный бухгалтер компании Shark Intermodal Systems.
Компания планирует расширять применение ТЭДО и подключать к электронному обмену других белорусских партнеров, а также контрагентов из Узбекистана и Казахстана.
