ГУАП оцифровал кадровый учет 2 000 сотрудников университета в Saby Staff
Санкт-Петербургский государственный университет аэрокосмического приборостроения (ГУАП) перевел кадровый учет и внутренние процессы в Saby Staff. Сегодня в системе работают более 2 000 сотрудников вуза, а 80% кадровых процессов уже переведены в цифровой формат.
ГУАП — крупный технический вуз с четырьмя корпусами и более чем 15 000 студентов. Для кадровой службы это сложная структура: многие преподаватели работают сразу на нескольких кафедрах, совмещают должности, а все данные нужно постоянно держать в актуальном состоянии — от сроков трудовых договоров до отчетности для Минобрнауки.
Одной из ключевых задач проекта стала автоматизация федеральной отчетности. В Saby настроили автоматическую группировку сотрудников по подразделениям, должностям и возрастным категориям для подготовки формы ВПО-1. В результате кадровая служба стала тратить меньше времени на ручной сбор данных и снизила риск ошибок в отчетах.
В начале каждого учебного года ГУАП одновременно принимает около 200 новых сотрудников и оформляет примерно столько же увольнений. Раньше кадровые процессы могли растягиваться на неделю: документы собирали вручную, согласовывали на бумаге, а сотрудникам приходилось несколько раз приходить в отдел кадров.
«С Saby прием на работу стал намного быстрее и проще. Теперь руководитель подразделения заводит задачу в системе и запускает процесс на согласование. Также мы оцифровали переводы сотрудников любого формата. Сейчас этот процесс занимает до 1 дня вместо недели.», — говорит Анна Канашева, начальник отдела проектирования бизнес‑процессов ГУАП.
Отдельно в университете автоматизировали учет преподавательской нагрузки. Для кадровой службы было важно видеть полную занятость каждого сотрудника: ставки, совмещения, сроки договоров и распределение нагрузки между кафедрами. Для этого в Saby внедрили специальный блок «Условия расчета».
Еще одним важным направлением стала цифровизация командировок. Каждый год преподаватели ГУАП совершают более 200 поездок на конференции и научные мероприятия. Раньше для оформления документов приходилось ездить между корпусами университета, теперь весь процесс проходит онлайн — от подачи заявки до согласования приказа.
«На наш взгляд, сильным драйвером внедрения Saby в университете стал процесс командировок. Сейчас любой сотрудник может из любого корпуса в онлайн-формате подать заявку на командирование. Больше не нужно перемещаться между корпусами вуза», — отмечает Юлия Трифонова, начальник управления цифрового развития ГУАП.
В рамках проекта университет также автоматизировал табельный учет преподавателей и электронный документооборот с организациями, принимающими студентов на практику.
