ООО «Радиационная техника» внедряет систему электронного документооборота «ЭТЛАС» версии 7.1
Компания ООО «Радиационная техника», специализирующаяся на ремонте электронного и оптического оборудования, успешно внедрила систему электронного документооборота «ЭТЛАС» версии 7.1. Внедрение системы стало важным шагом на пути к оптимизации внутренних бизнес-процессов, улучшению управления документацией и повышению общей эффективности работы предприятия.
Задачи и особенности внедрения системы
Работы по внедрению системы «ЭТЛАС» были выполнены в рамках технического задания с использованием удаленного обследования текущего бумажного документооборота. В процессе внедрения специалисты «Этлас-Софт» провели консультации с заказчиком, заполнили необходимые анкеты и организовали настройку системы в соответствии с требованиями клиента.
Ключевые этапы внедрения системы:
Обследование существующего документооборота. Работы начались с детального анализа текущего состояния документооборота, что позволило выявить ключевые потребности заказчика и обеспечить корректное внедрение системы.
Создание учетных записей пользователей. Все сотрудники компании ООО «Радиационная техника» получили доступ к системе через учетные записи, которые были созданы и зарегистрированы в «ЭТЛАС».
Регистрация групп пользователей. В системе были организованы группы пользователей с соответствующими правами доступа для эффективного управления документами в рамках компании.
Формирование структуры архива. Были настроены права доступа к архиву документов для различных групп пользователей, что позволило легко контролировать и управлять доступом к информации.
Создание справочников. В систему были внесены все необходимые справочники, что упростило процесс регистрации документов и их последующее использование.
Настройка карточек для документов. Для каждого типа документа были сформированы карточки, которые позволили легко отслеживать и управлять документацией в электронном виде.
Автоматизация процессов. В системе были настроены правила автоматической нумерации, именования и размещения документов, что позволило существенно сократить время на выполнение рутинных операций регистрации.
Разработка бизнес-процессов. Внедрение системы позволило разработать и внедрить три ключевых бизнес-процесса:
- Согласование и утверждение приказов и служебных записок;
- Выполнение действий согласно приказам;
- Перемещение документов в архив.
Преимущества внедрения системы «ЭТЛАС»
Система «ЭТЛАС» значительно улучшила процесс работы с документами в ООО «Радиационная техника». Внедрение электронного документооборота позволило упростить и ускорить процессы согласования документов, повысить прозрачность и эффективность работы сотрудников. Благодаря настройке архива и автоматизации процессов, заказчик получил гибкие инструменты для организации работы с документами и соблюдения всех нормативных требований.
Система также обеспечивает высокий уровень безопасности данных. Все документы, как электронные, так и сканы бумажных, надежно хранятся в системе с соблюдением всех стандартов защиты информации.
Итоги внедрения
Внедрение системы «ЭТЛАС» версии 7.1 стало важным шагом в развитии ООО «Радиационная техника». Оно позволило компании сократить время на обработку документации, улучшить контроль за процессами и обеспечить высокую степень защиты данных. В дальнейшем система будет развиваться в соответствии с потребностями заказчика, что позволит адаптировать ее под новые бизнес-процессы и требования.
Система «ЭТЛАС» — это не только решение для автоматизации документооборота, но и важный инструмент для повышения общей эффективности работы компании, оптимизации бизнес-процессов и улучшения взаимодействия внутри организации.
